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Kultur- und Bildungsdienstleister sucht ein Veranstaltungsmanagementsystem

Suche / Ausschreibung von: Kirchliche EinrichtungProjekt Nr. 24/3330, bis: 1. Okt. 2024

Wir sind als kirchliche Einrichtung ein Kultur- und Bildungsdienstleister und auf der Suche nach einem Veranstaltungsmanagementsystem. Über die gesuchte Software wollen wir zusammenfassend sowohl das hauseigene Programm, den Foyershop, wie auch die Fremdbelegungen bzw. Fremdvermietungen unserer Räume inhaltlich, logistisch, buchalterisch sowie hinsichtlich Belegung, Personaleinsatz, Technik und Organisation verwalten können. Benötigt werden zudem Schnittstellen zum Ticketverkauf für die Programmveranstaltungen wie auch zur Homepage und Social Media.

Unser Programm umfasst die Bereiche Event, Führungen, Glaube, Gastro, Kunst, Musik, Wort - im weitesten Sinne kulturelle bzw. Bildungs-Angebote. Wenn wir Führungen durch das Haus und Ausstellungen anbieten, ähnelt unser Angebot mehr einem Museum - bei Vorträgen, Seminaren oder Workshops einem Bildungshaus - und bei Musik einem Konzertsaal. Dann gibt es wiederum über die Vermietung diverse Events, Kongresse und private Feierlichkeiten. Aber im Prinzip sind all diese Angebote wie auch die Fremdbelegungen alles "Veranstaltungen" mit jeweils unterschiedlichen Inhalten und Bedarfen, Kooperartionspartnern oder Auftraggebern, die in einem Belegungskalender erfasst werden. Die Größe der Räume reicht von Seminar- über Konferenzräumen mit 15, 30 oder 50 Plätzen bis hin zum großen Veranstaltungssaal mit rund 200 Plätzen. Wir haben einen Partner als internen Caterer (Pächter - Bistrobetrieb - Veranstaltungscatering nach Bedarf - eigene Rechnung).

Folgende Anforderungen soll die gesuchte Software erfüllen:

  • Abrechnungsfunktionen
  • Angebotsmanagement
  • Aufgabenmanagement
  • Auftragsmanagement
  • Buchungsvorgänge
  • Buchführung bzw. Buchhaltung
    • Belege
      • Schnittstelle Redantur
  • Controllingfunktionen
  • Dokumentation
  • Dozentenverwaltung
  • DSGVO-konform
  • E-Mail-Management
  • E-Mail-Versand
  • Eventplanung
  • Elektronische Zahlungen
  • Exportmöglichkeit für Programm- und Kontaktdaten
  • Feedbackprozesse
  • Fakturierung
  • Homepage-Schnittstelle
    • Übertragung von Veranstaltungen, Programmdarstellung
    • Buchungsanfragen bzw. Online-Shop für Buchungen
    • Buchungsbestätigung
    • Ticket für Veranstaltung
  • Kalkulation, Kostenplanung
    • Honorare
    • Spesen
    • Reisekosten
    • Übernachtungskosten
    • Technikkosten
  • Kartenverkauf
  • Kommunikation
  • Kontaktdaten
    • Name, Vorname
    • Anschrift
    • Telefon mobil, Festnetz, E-Mail privat, E-Mail dienstlich
    • Bankverbindung
    • Qualifikation
  • Exportmöglichkeit für
    • Briefe (Anrede usw.)
    • E-Mails
    • Newsletter
    • Rechnungen usw. - z.B. Exceltabelle, .txt, Worddokument usw.
  • Kooperationen
  • Kundenverwaltung, Kontakte
    • Referent:in/nen
      • Name, Vorname
    • Kooperationspartner
      • Institution
      • Verantwortlicher, Leitung
      • Ansprechpartner
    • Auftraggeber - Kunde bei externer Buchung
      • Institution
      • Verantwortlicher, Leitung
      • Ansprechpartner
  • Kundenportal
  • Mahnwesen
  • Marketing bzw. Marketing-Schnittstellen Homepage und Social Media
    • Werbetexte
      • Bildmaterial
        • Medien, benötigt bis
          • Digital - Homepage, Newsletter, Facebook, Instagram, gesondertes Mailing
          • Print - Gesamtflyer, Einzelflyer, Aushang
    • Exportfunktion
  • Materialwirtschaft
  • Newsletter
  • Online-Buchungsfunktionen
  • Outlook-Integration
  • Personalmanagement
  • Planung
  • Layoutfunktion
  • Belegungsplan mit Raumverwaltung Planungsraster
    • Kalender bzw. Outlookschnittstelle
    • Termin, Raumanfragen Belegung
      • Beginn
      • Ende
      • Raum bzw. Räume
      • Zoom
      • Zeitbedarf insgesamt (z.B. Auf- und Abbau, Proben)
      • alternative Daten
  • Rechnungen, Rechnungstellung
    • Formulare, Vorlagen
    • Produkte und Mieten
    • Verkauf
      • Gebühren
      • Ermäßigungen
  • Registrierkasse integrierbar
  • Reservierungsanfragen mit Leistungsauswahl für Räume, Technik, Bedarfe… - Planungsraster exportieren
  • Reservierungsbestätigung
  • Reservierungsverwaltung
  • Ressourcenmanagement
    • Foyer und Personal
      • Abendkasse
      • freier Eintritt für EAs (Ehrenamtliche)?
      • Foyeröffnung
      • Einlass
      • Personalbedarf HA (Hauptamtliche), EA
      • Einsatzorte Personal
      • Vorbereitung
      • Reinigung
      • Maximal- bzw. Minimalbelegung
      • Teilnehmerzahl erwartet
      • Catering
      • Ablauf
      • Tickets/Registrierkasse
    • Raum und Technik
      • Techniker
      • Bestuhlung
      • Bühne
      • Tontechnik
      • Präsentationstechnik
      • Garderobe
      • Sonstiges
    • Künstlerbedarfe
      • Anreise Künstler, Referent
      • Parkschein, Sondergenehmigung
      • Bewirtung bzw. Catering
      • Backstagebereich
      • Büchertisch
      • Sonstiges
  • Statistiken
  • Teilnehmermanagement
  • Ticketsystem, Anmeldungen, Ticketverkauf
  • Ticketerstellung
  • Umfragen
  • Veranstaltungen anlegen, Veranstaltungskalender
  • Veranstaltungshinweise
  • Wartelisten-Management
  • Vorlagenmanagement
  • Zahlungseingänge
  • Zahlungsausgänge
  • Zielgruppenmarketing
  • ggf. auch Flyererstellung
  • On Premises oder Cloud

Es sind acht bis zehn Software-Arbeitsplätze vorgesehen. Gearbeitet wird mit MS Windows-Systemen.

Die Software sollte folgende Funktionen erfüllen.

Notwendig:
Belegungsplan
DSGVO Dokumentation
Zahlungsausgänge
Innerbetriebliche Schnittstellen
Kartenverkauf
Layoutoptionen
Outlook-Integration
Raumverwaltung
Schnittstelle zu Social Media
Teilnehmermanagement
Wartelisten-Management
Optional:
Templatebasierte Dokumentenerstellung

Aufgrund der spezifischen Anforderungen kommen folgende Lösungen in Frage:

GRÜN VEWA - Seminarverwaltung
unitop NPO - Branchenlösungen für NPOs und NGOs
cmxOrganize - Die cloudbasierte Unternehmenslösung
Linear Seminarverwaltung
D'ORG - Professionelle Verbandsverwaltung mit CRM und DMS
TCmanager® Learning Management System (LMS)
Software Lösungen finden
Das SoftGuide Rechercheteam erarbeitet weitere potenzielle Lösungen...
Weitere vorgeschlagene Softwarelösungen zu diesem Projekt
Projektdokumentation

Weitere vorgeschlagene Softwarelösungen mit detaillierten Informationen, projektspezifischen Fragestellungen und Antworten sowie strukturierten Vergleichsmöglichkeiten stehen in der Projektdokumentation zur Verfügung:

Zugang Ausschreiber

Projektstatistik (Stand 21.07.2024)

Anzahl
Recherchierte und befragte Lösungen 33
Selektierte potentiell relevante Lösungen (davon veröffentlicht) 10 (7)
Gesendete E-Mails (Fragen, Rückfragen) und Telefongespräche 66
Erhaltene E-Mails von Anbietern 19
Direkte Antworten auf die Ausschreibung 0
Als relevant eingestufte und eingepflegte Antworten 4