Der Begriff „Erkennung fehlender und überfälliger Prüfungen“ bezeichnet eine Softwarefunktion, die geplante, vorgeschriebene oder wiederkehrende Prüfungen automatisch daraufhin überwacht, ob sie fristgerecht durchgeführt und dokumentiert wurden. Dabei erkennt das System sowohl Prüfungen, für die kein erforderlicher Prüfnachweis vorliegt, als auch Prüfungen, deren vorgesehener Termin überschritten wurde. Die Funktion wird insbesondere im Qualitätsmanagement, in der Instandhaltung, bei Audits, Sicherheitsprüfungen und anderen kontrollpflichtigen Prozessen eingesetzt.
Terminüberwachung: Automatische Überprüfung geplanter Prüftermine und Prüfintervalle.
Erkennung fehlender Prüfungen: Identifikation von Prüfungen, für die bis zu einem definierten Zeitpunkt kein Prüfergebnis oder Prüfprotokoll vorliegt.
Überfälligkeitserkennung: Kennzeichnung von Prüfungen, deren vorgesehener Durchführungstermin bereits überschritten wurde.
Statusüberwachung: Darstellung des aktuellen Prüfstatus, beispielsweise geplant, fällig, durchgeführt, überfällig oder nicht dokumentiert.
Automatische Benachrichtigungen: Versand von Hinweisen oder Warnmeldungen an verantwortliche Personen, wenn Prüfungen fällig oder überfällig sind.
Eskalationsmanagement: Automatische Weiterleitung oder Eskalation dauerhaft überfälliger Prüfungen an Vorgesetzte oder andere Verantwortliche.
Priorisierung nach Kritikalität: Unterscheidung von Prüfungen nach Risiko, Dringlichkeit, Anlage, Produkt, Prozess oder gesetzlichen Anforderungen.
Prüfkalender und Übersichten: Darstellung anstehender, fehlender und überfälliger Prüfungen in Kalendern, Listen oder Dashboards.
Nachweis und Dokumentation: Verknüpfung der Prüfung mit Prüfergebnissen, Protokollen, Dokumenten, Fotos oder elektronischen Freigaben.
Auswertungen und Reporting: Analyse von überfälligen Prüfungen, Terminüberschreitungen und Erfüllungsquoten nach Zeitraum, Standort, Verantwortungsbereich oder Prüfart.
Ein Qualitätsmanagementsystem erkennt, dass eine regelmäßig vorgeschriebene Produktprüfung nicht innerhalb des vorgesehenen Prüfintervalls durchgeführt wurde.
Eine Instandhaltungssoftware meldet, dass die Sicherheitsprüfung einer Maschine seit mehreren Tagen überfällig ist.
Eine Prüfmittelverwaltung weist darauf hin, dass für ein Messgerät keine fristgerechte Kalibrierung dokumentiert wurde.
Ein Audit-Management-System kennzeichnet offene Prüfungen, deren geplanter Durchführungstermin bereits überschritten ist.
Eine Software für Arbeitssicherheit informiert Verantwortliche darüber, dass eine vorgeschriebene Kontrolle eines Arbeitsmittels noch nicht durchgeführt wurde.
Ein standortübergreifendes Qualitätsmanagement-Dashboard zeigt alle aktuell fehlenden und überfälligen Prüfungen nach Werk, Abteilung und Verantwortlichem an.
