E-Mail Programme, Mailserver

Ergänzend zu den allgemeinen Kriterien zur Bewertung von Software in den vorangegangenen Abschnitten haben wir hier spezifische Kriterien für die Bewertung von E-Mail-Programmen und E-Mail-Server Dienste aufgeführt.

Typische Funktionen:

• Unterstützung von IMAP, IMAPS, POP3 und POP3S.
• Unterstützung von Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) und Mail-Transfer-Agents (MTAs).
• Unterstützung von VPN.1 VPN ermöglicht z.B. externen Mitarbeitern auf Ihre E-Mails zuzugreifen.
• Unterstützung von TLS (Transport Layer Security) zur Authentifizierung und Verschlüsselung.
• Abwesenheitsassistent
• Einrichtung von Regeln und Filterfunktionen
• Synchronisationsfunktionen für z.B. PDAs, Smartphones, iPads.
• Funktionsmailboxen, für die gemeinsame Nutzung einer Mailbox.
• Unterstützung von Freigabeoptionen bzw. Berechtigungskonzepten von Ordnern.
• Funktionen für das Senden von Besprechungsanfragen.
• Speichern von mehreren Attachments, Dateien und Anhängen gleichzeitig.
• Unterstützung von Erinnerungsfunktionen und Wiedervorlagefunktionen.
• Unterstützung von HTML Mails.
• Optionen und Einstellfunktionen für automatische Signaturen.
• Unterstützung von S/MIME verschlüsselten Nachrichten.

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von E-Mail-Programmen und E-Mail-Server Dienste:

• Fragen Sie, ob das Mailserver System mit der Filterungstechnik Greylisting² vertraut ist.
• Achten Sie darauf, dass das Mailserversystem SPF-Record³ verifizierte E-Mails versenden kann.
• Fragen Sie, ob Mailfilter zum Blockieren von Spam und Schadprogrammen integriert sind.
• Fragen Sie auch nach Stellvertreter-Funktionen.
• Eventuell benötigen Sie Funktionen um Abstimmungen durchführen zu können.
• Lassen Sie sich erklären, ob sich Aufgaben planen bzw. Tasks verwalten lassen.
• Fragen Sie nach Optionen um E-Mails erneut zu senden sowie automatische und einstellbare Resend-Funktion.
• Fragen Sie nach der Möglichkeit zum Erstellen von Mailheader bzw. Kopfzeilen und Internetkopfzeilen.
• Crossplattformunterstützung für E-Mail Clients und Server. Fragen Sie nach Client Software für z.B. Windows XP/VISTA,7, 8, 10, Mac OS X, Mac OS, Linux und nach Server Software für z.B. Windows 2003 Server, Macintosh OS X, Windows 2000 Professional, Windows 2000 Server und Linux.
• Lassen Sie sich erklären, ob verschiedene Zugriffmöglichkeiten vorhanden sind wie beispielsweise:
  • Plugins für z.B. Microsoft Internet Explorer
  • Web Interface für den Mobilen Zugriff (z.B. für PocketPC, Palm, Smartphones usw.)
  • Palm Sync
  • Selbstentwickelte Clients bzw. Custom-Clients
  • Offline Clients inkl. Synchronisierung z.B. der persönlichen Kontakte, Termine und Bookmarks
  • Mailbox Synchronisierung während des offline Arbeitens
  • Telefon
  • Command Line Interface
  • Telnetverbindung
  • Web Schnittstelle
  • Zugriff mit Standardwebbrowser
  • Sonstige POP3 und IMAP E-MailClients wie z.B. Outlook
• Denken Sie auch an Suchfunktionen inkl. der Sofortsuche innerhalb von Mailboxen und Containern. Möglichkeiten Suchabfragen zu speichern. Fragen Sie, ob sich Listenansichten nach Suchbegriffen filtern lassen.
• Klären Sie, ob es eine Unterstützung von Abonnentenfunktionen und Abonnentenlisten gibt.
• Import von Tabellen aus anderen Programmen.
• Optionen zum Einfügen von Bildern mit automatischer Konvertierung in PNG oder JPEG.
• Möglichkeiten zum Einbetten von externen Links (URLs).
• Fragen Sie nach Möglichkeiten und Funktionen zur Rechtschreibprüfung.
• Fragen Sie nach Funktionen zur Erstellung von benutzerdefinierte Ansichten (z.B. Fonts, Farbe, Hintergrund, etc.).
• Unterstützung von Dokumentenvorlagen. Fragen Sie ob unterschiedliche Dokumentenvorlagen vorhanden sind.
• Klären Sie, ob es eine Unterstützung von Kalenderfunktionen bzw. Kontaktmanager gibt.
• Denken Sie an SSL Support für Internetprotokolle.
• Fragen Sie nach Authentifizierungsmechanismen und Single Sign-On-Optionen.
• Wichtig ist auch die Rechtevergabe auf Gruppenebene.
• Mirroringfunktionen und Archivierungsfunktionen zur Datensicherung.⁴
• Instant Messaging Funktionen und Konferenzmöglichkeiten.
• Für Integrationen bzw. Anbindungen fragen Sie nach vorhandenen Schnittstellen, APIs, Webservices, Unterstützung von LDAP V.3, Connectoren für z.B. Lotus Notes und MS Exchange sowie MS Outlook
• Eventuelle Unterstützung vom Softwareentwicklungskonzeptes RAD (Rapid Application Development) zur Anpassung eines E-Mail Programmes und Mailservers.