Software-Tipps

E-Mail Programme, Mailserver


Typische Funktionen und Tipps zur Auswahl von E-Mail Programmen und Mailservern

Beachten Sie bitte auch die aktuelle Marktübersicht der Softwarelösungen und Erklärungen zum Thema E-Mail Programme, Mailserver

Ergänzend zu den allgemeinen Kriterien zur Bewertung von Software in den vorangegangenen Abschnitten haben wir hier spezifische Kriterien für die Bewertung von E-Mail-Programmen und E-Mail-Server Dienste aufgeführt.


Typische Funktionen:

  • Unterstützung von IMAP, IMAPS, POP3 und POP3S.
  • Unterstützung von Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) und Mail-Transfer-Agents (MTAs).
  • Unterstützung von VPN.1 VPN ermöglicht z.B. externen Mitarbeitern auf Ihre E-Mails zuzugreifen.
  • Unterstützung von TLS (Transport Layer Security) zur Authentifizierung und Verschlüsselung.
  • Abwesenheitsassistent
  • Einrichtung von Regeln und Filterfunktionen
  • Synchronisationsfunktionen für z.B. PDAs, Smartphones, iPads.
  • Funktionsmailboxen, für die gemeinsame Nutzung einer Mailbox.
  • Unterstützung von Freigabeoptionen bzw. Berechtigungskonzepten von Ordnern.
  • Funktionen für das Senden von Besprechungsanfragen.
  • Speichern von mehreren Attachments, Dateien und Anhängen gleichzeitig.
  • Unterstützung von Erinnerungsfunktionen und Wiedervorlagefunktionen.
  • Unterstützung von HTML Mails.
  • Optionen und Einstellfunktionen für automatische Signaturen.
  • Unterstützung von S/MIME verschlüsselten Nachrichten.

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von E-Mail-Programmen und E-Mail-Server Dienste:

  • Fragen Sie, ob das Mailserver System mit der Filterungstechnik Greylisting2 vertraut ist.
  • Achten Sie darauf, dass das Mailserversystem SPF-Record3 verifizierte E-Mails versenden kann.
  • Fragen Sie, ob Mailfilter zum Blockieren von Spam und Schadprogrammen integriert sind.
  • Fragen Sie auch nach Stellvertreter-Funktionen.
  • Eventuell benötigen Sie Funktionen um Abstimmungen durchführen zu können.
  • Lassen Sie sich erklären, ob sich Aufgaben planen bzw. Tasks verwalten lassen.
  • Fragen Sie nach Optionen um E-Mails erneut zu senden sowie automatische und einstellbare Resend-Funktion.
  • Fragen Sie nach der Möglichkeit zum Erstellen von Mailheader bzw. Kopfzeilen und Internetkopfzeilen.
  • Crossplattformunterstützung für E-Mail Clients und Server. Fragen Sie nach Client Software für z.B. Windows XP/VISTA,7, 8, 10, Mac OS X, Mac OS, Linux und nach Server Software für z.B. Windows 2003 Server, Macintosh OS X, Windows 2000 Professional, Windows 2000 Server und Linux.
  • Lassen Sie sich erklären, ob verschiedene Zugriffmöglichkeiten vorhanden sind wie beispielsweise:
    • Plugins für z.B. Microsoft Internet Explorer
    • Web Interface für den Mobilen Zugriff (z.B. für PocketPC, Palm, Smartphones usw.)
    • Palm Sync
    • Selbstentwickelte Clients bzw. Custom-Clients
    • Offline Clients inkl. Synchronisierung z.B. der persönlichen Kontakte, Termine und Bookmarks
    • Mailbox Synchronisierung während des offline Arbeitens
    • Telefon
    • Command Line Interface
    • Telnetverbindung
    • Web Schnittstelle
    • Zugriff mit Standardwebbrowser
    • Sonstige POP3 und IMAP E-MailClients wie z.B. Outlook
  • Denken Sie auch an Suchfunktionen inkl. der Sofortsuche innerhalb von Mailboxen und Containern. Möglichkeiten Suchabfragen zu speichern. Fragen Sie, ob sich Listenansichten nach Suchbegriffen filtern lassen.
  • Klären Sie, ob es eine Unterstützung von Abonnentenfunktionen und Abonnentenlisten gibt.
  • Import von Tabellen aus anderen Programmen.
  • Optionen zum Einfügen von Bildern mit automatischer Konvertierung in PNG oder JPEG.
  • Möglichkeiten zum Einbetten von externen Links (URLs).
  • Fragen Sie nach Möglichkeiten und Funktionen zur Rechtschreibprüfung.
  • Fragen Sie nach Funktionen zur Erstellung von benutzerdefinierte Ansichten (z.B. Fonts, Farbe, Hintergrund, etc.).
  • Unterstützung von Dokumentenvorlagen. Fragen Sie ob unterschiedliche Dokumentenvorlagen vorhanden sind.
  • Klären Sie, ob es eine Unterstützung von Kalenderfunktionen bzw. Kontaktmanager gibt.
  • Denken Sie an SSL Support für Internetprotokolle.
  • Fragen Sie nach Authentifizierungsmechanismen und Single Sign-On-Optionen.
  • Wichtig ist auch die Rechtevergabe auf Gruppenebene.
  • Mirroringfunktionen und Archivierungsfunktionen zur Datensicherung.4
  • Instant Messaging Funktionen und Konferenzmöglichkeiten.
  • Für Integrationen bzw. Anbindungen fragen Sie nach vorhandenen Schnittstellen, APIs, Webservices, Unterstützung von LDAP V.3, Connectoren für z.B. Lotus Notes und MS Exchange sowie MS Outlook
  • Eventuelle Unterstützung vom Softwareentwicklungskonzeptes RAD (Rapid Application Development) zur Anpassung eines E-Mail Programmes und Mailservers.

1 vgl. auch 10.1.6.6 Webserver, Intranet, VPN
2 vgl. auch Consult-N.de: Was ist Greylisting?, aufgerufen am 13.09.2017
3 vgl. auch multi-consulting media solutions: SPF Spamschutz, aufgerufen am 13.09.2017
4 vgl. auch 5 Datensicherung