Tobit David Tools

Ergänzend zu den allgemeinen Softwarekriterien, die in den vorangegangenen Abschnitten beschrieben wurden, finden Sie nachfolgend fachspezifische Kriterien zur Bewertung von Tobit David Tools.

Typische Funktionen von Tobit David Migrations Tools:

• Serverwechsel mit Übernahme von Verzeichnisrechten
• Anzeigefunktion, Bereinigung und Anpassung der Archive.dir und Archive.dat
• Konsistenzprüfung der archive.dat Dateien
• Protokollierung der durchgeführten Schritte
• Ordnerauswahl für Öffentliche Ordner
• Verschieben von nicht bereinigten Dateien
• Automatische Benutzer ID- Änderung
• Anpassung von Tobit-Infocenter (TIC) Verteilregeln
• Anpassung der dvremind.ini
• Reparatur der DVAdmin Verteildatenbank
• Reparatur der Mail Access Alias Datenbank
• Änderung File-Scan-Services und aller an den Servernamen gekoppelten Datenbanken
• Migration von Kalender in beide Richtungen
• Migration von Adressen in beide Richtungen
• Migration von Aufgaben in beide Richtungen
• Migration von E-Mails in beide Richtungen
• Start- und Enddatum für die Datenmigration von E-Mails
• Wiederaufnehmen von 'Dateien ohne Eintrag' in das DIC / TIC

Typische Funktionen von Tobit David E-Mail, Fax und DMS Tools:

• Grundabgleich der vorhandenen e-Mail Archive und deren Attachments
• Mindestalter der E-Mail
• Postfachinfo über die Größe der Postfächer der User
• automatisches Erstellen von Subdirectories
• Export von Fax und Voice Nachrichten von Tobit nach Outlook als E-Mail mit Anhang
• Direktübertragung in MS Exchange Postfächer
• Erstellung von PST Dateien
• Ausdrucken von Attachments
• Wiedervorlage interner Mails
• Empfangen und Versenden von Nachrichten (Fax, SMS)
• Zustellung eingehender Faxe als Tiff, PNG oder PDF Dateien
• Autofaxfunktion ohne Druckertreiber per Filescan
• Deckblattfunktion
• integrierter Workflow
• Einsatz von standardisierten und offenen Systemkomponenten
• vollständige Integration in Microsoft Office (Word, Excel, ...)
• Verfallsdatum für Dokumente

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Tobit David Tools:

• Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden Fragen erarbeitet, weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
• Fragen Sie, ob es eine Prüfungs- und Korrekturfunktion der Namenskonventionen der Quellarchive gibt. Für eine Migration kann es hilfreich sein, vorher eine Prüfung durchzuführen.
• Fragen Sie nach Mehrplatz- bzw. Mandantenfähigkeit. Mandantenfähig ist eine Software, wenn mit ihr mehrere Mandanten verwaltet werden können oder voneinander getrennte Benutzerkonten unterstützt werden. Dies ist wichtig, damit beispielsweise Steuerberater für mehrere Mandanten Buchführungsdaten verwalten können oder aber verschiedene Sachbearbeiter einer Firma nur auf die Daten für ihren jeweiligen Bereich zugreifen können. ¹
• Erkundigen Sie sich, ob ein Vorgang im Rahmen der Migration auch zurückgesetzt werden kann, falls es einen Abbruch aufgrund einer fehlerhafter Datenbasis gibt.
• Fragen Sie, ob sich mit dem Tool auch eine Simulation der Migration durchführen lässt. So erreichen Sie eine größere Sicherheit vor dem eigentlichen Migrationsvorgang.
• Klären Sie, ob das Tool mit der von Ihnen eingesetzten Tobit David Version kompatibel ist.
• Erkundigen Sie sich nach der Art der Softwaredokumentation. Ist diese ausführlich und umfangreich? Gibt es Online-Hilfen, Q&A² ?
• Stellen Sie ausreichenden Support sicher.³
• Lassen Sie sich Testergebnisse für die Performance für den Datentransport bzw. Datenaustausch vorlegen. Überprüfen Sie dies ggf. selbst und installieren Sie Ihre individuelle Test-Installation.
• Möglichkeiten zur Einschränkung von Fax-Berechtigungen auf User bzw. Gruppen Ebene.