ITAM Software

Definition IT Assets

Mit Assets sind im allgemeinen Vermögenswerte gemeint. Im IT Bereich bezieht sich der Begriff IT Assets sowohl auf die Hardwarekomponenten als auch auf die im Unternehmen eingesetzte Software.

Nutzen von IT Asset Management (ITAM) Software

ITAM Software dient dem gesamten Lifecycle Management von Hardware und Software in Ihrem Betrieb. Sie hilft dabei, das Potenzial der vorhandenen Assets auszunutzen, kann Zeit einsparen (kein manuelles Bestandsmanagement mehr etc.) und nutzt bei der Sicherstellung von Anforderungen innerhalb des Unternehmens (Compliance). Durch die Standardisierung einzusetzender Assets kann meist eine Kostenreduktion erreicht werden.

Ergänzend zu den allgemeinen Softwarekriterien, die in den vorangegangenen Abschnitten beschrieben wurden, finden Sie nachfolgend fachspezifische Kriterien zur Bewertung von IT Asset Management Software.

Typische Funktionen von IT Asset Management Software:

• Verwaltung von Hardware und Software
• Lizenzverwaltung
• Vertragsverwaltung
• Leasingmanagement mit Erinnerungsfunktion
• Komponentenmanagement mit Lagerverwaltung
• Lifecycle History für Hardware zur Nachverfolgung von Änderungen
• Anlage und Änderung sämtlicher Geräte en bloc oder einzeln
• Individuell gestaltbare Übersichtsseiten für alle Objektgruppen
• Unterschiedliche Baumansichten durch Filter
• Darstellung der aktuellen Nutzung und Verfügbarkeit
• Migrations- und Backupassistent
• Remotezugriff auf Geräte mit und ohne Netzwerk
• Planung von Updates oder Roll-Outs, Zusammenfassung von Versionen und Patches
• Gruppierung der Geräte- und Stammdaten gemäß organisatorischer Vorgabe in einer Baumansicht
• Inventaretikettendruck für alle verwalteten Objekte (Barcode oder RFID)
• Verwaltung kaufmännischer Gerätedaten (Kauf, Leasing, AfA, unterjährige Kosten, Garantie etc.)
• Historie über Geräteumzüge
• Angebots- und Auftragserstellung, Rechnungslegung und Dokumentation von Lieferungen
• Bestell- und Reklamationswesen für Ihre Geräte, Mobiliar, Komponenten und Lizenzen
• Investitionsplanung
• Kostenrechnung mit Aufteilung auf Kostenstellen
• Nutzungsrechteverwaltung mit automatisierter Lizenzrücknahme, z.B. bei Ausscheiden von Personal
• automatisches Scannen der Assets
• LDAP / Active Directory Anbindung
• Configuration Management Database (CMDB) auf einer offenen, relationalen Datenbank (MS SQL Server)
• RDP-Server- / Terminal-Server-fähig
• Management von Prüfplaketten: Angabe von Prüfterminen, Prüfverfahren (z.B. DGUV Vorschrift 3, Prüffristen etc. zu den einzelnen Assets
• Inventur mit Barcodes oder RFID über das Smartphone oder Tablet
• Erstellung von IT-Diagrammen wie z.B. Netzwerk- oder Topologieplänen
• Dokumentation
• Reporting
• Revisionssichere Archivierung
• Verwaltung mehrerer Mandanten

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von IT Asset Management Software:

• Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden Fragen erarbeitet, weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
• Fragen Sie nach, ob die Lösung ein Model “Application Metering”¹ umfasst. Damit können Sie feststellen, wann eine bestimmte Softwareanwendung zum letzten Mal geöffnet, wie häufig sie benutzt wurde und an welchen Arbeitsplätzen sie beispielsweise gar nicht zum Einsatz kam. Dies kann zu deutlichen Einsparungen an Lizenzkosten führen.
• Fragen Sie nach, ob die Angaben zum Inventar verschiedene Abbildungen ermöglichen. Können beispielsweise Details pro Abteilung, Projektgruppen oder verschiedene Unternehmensstandorte angezeigt werden? Lassen sich die Berichte für einzelne PCs, eine Abteilung etc. anzeigen?
• Klären Sie, ob sich Informationen zu Smartphones oder Tablets auch manuell ergänzen können. Diese Information ist insbesondere im Zusammenhang mit dem sich weiter verbreitenden Bring-Your-Own-Device interessant.
• Fragen Sie, ob die Lösung eine Betriebssystem übergreifende Unterstützung von Windows- und Linux-Systemen ebenso umfasst wie die Unterstützung mobile Gerätesysteme (iOs, Android, etc.). Sie müssen sicherstellen, dass auch alle im Einsatz befindlichen Assets erfasst und betreut werden können.
• Fragen Sie, ob die ausgewählte Lösung auch ein Cloud Management umfasst. Softwarelösungen werden heutzutage immer häufiger in die Cloud verlagert, so dass auch diese Option berücksichtigt werden sollte.
• Erkundigen sich sich, ob die Software auch integrierte Prüfungsmechanismen und Erinnerungsfunktionen umfasst. Dies hilft inkonsistente Datenbestände, falsche Eingaben und Buchungsfehler zu vermeiden.
• Klären Sie, welche Softwaredokumentationen bzw. Schulungsmöglichkeiten zur Verfügung (Handbuch, Forum, Online-Hilfe, FAQ, Support, ..) stehen?
• IT-Compliance² bezeichnet die Einhaltung der gesetzlichen, unternehmensinternen und vertraglichen Regelungen in der IT. Vor allem die Informationssicherheit, Verfügbarkeit, Datenaufbewahrung und der Datenschutz sollten dabei gewährleistet sein. Prüfen Sie, ob die Compliance-Bestimmungen durch die Software eingehalten werden und ob sich die Compliance-Bestimmungen mit der Software flexibel verwalten lassen. Compliance-Bestimmungen regeln z.B. unterschiedliche Zugriffsrechte auf die Mitarbeiterdaten bei einer Personalsoftware. ³