Software-Tipps

PDF Erstellung, Bearbeitung, Konvertierung


Typische Funktionen und Tipps zur Auswahl von Software für PDF Erstellung und Bearbeitung

PDF

Das PDF (Portable Document Format) wurde für den Austausch von Dateien entwickelt. Es ist plattformunabhängig und soll sicherstellen, dass ein Dokument unabhängig von der sonstigen Software immer so angezeigt wird, wie der Autor es erstellt hat. PDF-Dateien erfüllen in der Regel den ISO 32000-Standard für den Austausch von elektronischen Dokumenten. Es lassen sich zudem auch Standards für Barrierefreiheit einhalten.

Beachten Sie bitte auch die aktuelle Marktübersicht der Softwarelösungen und Erklärungen zum Thema PDF Drucker


Typische Funktionen von Software für PDF Erstellung und Bearbeitung:

  • PDF Erstellung aus jedem druckfähigen Programm
  • Direkte PDF-Erstellung vom Scanner aus
  • Texterkennung von gescannten Vorlagen
  • Automatische Überprüfung von Texterkennungsergebnissen und Korrektur eventueller Fehler
  • Assistenten für die Erstellung von PDFs
  • Erstellung von ISO-standardkonformen PDF/A-Dateien (Ebenen PDF/A-1, PDF/A-2 und PDF/A-3)
  • Editor
  • Screen Capture
  • Druckertreiber mit vielen Funktionen
  • PDF Komprimierung
  • Vorschauansicht
  • Seiten drehen, hinzufügen, entfernen
  • Text aus einer PDF-Datei extrahieren
  • Anpassbare PDF-Erstellungsprofile
  • Erstellen von Inhaltsverzeichnissen
  • Mehrere PDF Dateien zu einer zusammenführen
  • Mehrseitige PDF-Dateien in einzelne Seiten aufteilen
  • verschiedene Ausgangsdateien zu einer PDF-Datei zusammenführen
  • Hinzufügen, Bearbeiten, Ansehen und Durchblättern von Dokumentlesezeichen
  • Schwärzen von Text und Grafiken in PDF-Dateien
  • Einfügen von Kommentaren
  • Zeichenwerkzeuge für Kommentare (z.B. Linie, Pfeil, Rechteck etc.)
  • Unterstützt Digitales Papier, Briefpapier
  • Automatische Erkennung gescannter PDFs (Bilder) und mögliche Konvertierung in durchsuchbare PDFs
  • Stapelverarbeitung (Seiten einfügen, extrahieren und entfernen; Wasserzeichen und Stempel anwenden; Suchen und Schwärzen, Drucken)
  • Unterstützung von in der PDF eingebetteten Video- und Audiodateien
  • Automatisches Konvertieren von Dokumenten (Word, Excel, Bilder, usw.) nach PDF
  • Eigenschaften (Autor, Titel, ...) eines PDFs festlegen
  • Explorer zum Auswählen von Dokumenten
  • PDF Viewer
  • Automatische Konvertierung einer PDF-Datei in ein ausfüllbares PDF-Formular
  • Intelligente Erstellung von Ankreuz- und Optionsfeldern
  • Einfügen und Bearbeiten von Formularsteuerelementen (Textfelder, Schaltflächen, Dropdown-Listen, Ankreuz- und Optionsfelder)
  • Unterstützt eine Vielzahl von JavaScript Kommandos
  • Berechtigungen festlegen
  • Kopierschutz
  • Verschlüsselungsoptionen
  • digitale Signaturfunktionen
  • Zertifikate
  • Suchfunktion
  • Direkter E-Mail Versand mit PDF-Anhang
  • Versionsmanagement
  • Mehrsprachenfähigkeit

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Software für PDF Erstellung und Bearbeitung:

  • Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden Fragen erarbeitet, weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
  • Fragen Sie, ob die PDF Software mehrsprachige Texterkennung umfasst. Wenn ja, sind die in der Regel von Ihnen am häufigsten benutzen Sprachen dabei?
  • Testen Sie die Bedienbarkeit der Software. Gerade für die Bearbeitung und die ERstellung bzw. Konvertierung von und in PDF Dateien, ist eine übersichtliche, leicht zu bedienende Oberfläche wichtig.
  • Fragen Sie, ob die Software die Nutzung bzw. Einbindung von digitalem Briefpapier unterstützt. Auf diese Weise stellen Sie ein unternehmenseinheitliches Layout / Corporate Design sicher.
  • Werden von der Software Dokumentenmanagementsysteme unterstützt?
  • Prüfen Sie, bis zu welchem DIN-Format (A1, A2, A3 …) die Software PDFs erstellen bzw. bearbeiten kann.
  • Umfasst die Software eine Funktion für Screen Capture? Dies bedeutet, dass die Software in der Lage ist, vom gesamten Bildschirm (mit oder ohne Taskleiste), vom aktiven Fenster, von einem festgelegten Bereich und aus der Zwischenablage Screenshots direkt in ein PDF zu wandeln.
  • Welche Sicherheitsfunktionen umfasst die Software? Lässt sich ein Passwortschutz einrichten für Dateien, gibt es die Möglichkeit Zertifikate, Stempel, Wasserzeichen einzusetzen? Können Sie rechtssichere Signaturen einfügen?
  • Ist eine Stapelverarbeitung mit der Softwarelösung möglich, so dass auch größere Dateimengen gleichzeitig von einem Format in PDFs oder umgekehrt umgewandelt werden können?
  • Können vorliegende PDF-Dateien im Rahmen einer Stapelverarbeitung gleichzeitig in mehrere verschiedene Formate umgewandelt werden?
  • Fragen Sie, welche Ausgabeparameter Sie insgesamt zur Verfügung haben und prüfen Sie, ob dies für Ihre Arbeit mit dem Datei Konverter ausreichend ist. Können Sie Layout, Textkodierung, Bildparameter wie Format oder Auflösung etc. einstellen?
  • Fragen Sie nach, ob die Softwarelösung Funktionen für die barrierefreie Ausgabe von PDF Dokumenten enthält.
  • Fragen Sie, ob die "Schwärzen Funktion" die jeweiligen Textstellen auch komplett aus dem PDF entfernt!