Der Begriff „Unified Messaging“ (UM) bezeichnet die Integration verschiedener Kommunikationskanäle in einer einheitlichen Benutzeroberfläche. Ziel von Unified Messaging ist es, alle Nachrichtenarten – wie E-Mails, Voicemails, Faxnachrichten und Textnachrichten – zentral zu bündeln, unabhängig vom ursprünglichen Übertragungsweg. Nutzer erhalten dadurch einen konsistenten Zugriff auf ihre Kommunikation über unterschiedliche Endgeräte (z. B. Computer, Smartphone, Tablet). Unified Messaging trägt zur Effizienzsteigerung bei, indem es die Verwaltung und das Beantworten von Nachrichten erleichtert.
Integration von E-Mail, Fax, Voicemail und SMS: Zentrale Anzeige und Bearbeitung unterschiedlicher Nachrichtenformate in einem gemeinsamen Posteingang.
Sprachnachricht-zu-E-Mail-Konvertierung: Automatische Umwandlung von Voicemails in Audiodateien oder Texttranskripte, die per E-Mail zugestellt werden.
Fax-to-Mail: Empfang von Faxnachrichten als PDF-Anhang in der E-Mail-Inbox.
Textnachrichtenversand und -empfang: Integration von SMS- oder Messenger-Kommunikation innerhalb der Messaging-Plattform.
Zugriff auf Nachrichten über mehrere Endgeräte: Synchronisation von Nachrichten auf Desktop-PCs, Laptops, Smartphones und Tablets.
Benachrichtigungs- und Weiterleitungsregeln: Automatische Weiterleitung oder Eskalation von Nachrichten basierend auf Inhalt, Absender oder Dringlichkeit.
Archivierung und Compliance-Funktionen: Revisionssichere Archivierung aller Nachrichtenarten zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Ein Vertriebsmitarbeiter erhält eine Voicemail als E-Mail mit Anhang und kann sie direkt über das Smartphone anhören.
Ein Support-Team verarbeitet Kundenanfragen per E-Mail, Fax und SMS zentral über eine einheitliche Oberfläche.
Ein Unternehmen archiviert alle geschäftsrelevanten Nachrichtenformate automatisiert und rechtssicher.
Ein Außendienstmitarbeiter erhält eine SMS-Benachrichtigung, wenn eine wichtige E-Mail eingeht, und kann direkt über sein Mobilgerät reagieren.
Ein IT-Team definiert Regeln, nach denen kritische Nachrichten priorisiert und an die zuständigen Abteilungen weitergeleitet werden.