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Spezialist im Glashandwerk sucht ERP-System mit Field-Management

Suche / Ausschreibung von: Spezialist im GlashandwerkProjekt Nr. 24/3278, bis: 8. Jun. 2024

Wir sind ein mittelständisches Handwerksunternehmen, spezialisiert auf Glasbaukonstruktionen, Reparaturverglasungen, Türtechnik sowie Bauelemente (Fenster und Haustüren). Weiterhin haben wir einen großen Bereich für die Wartung und Instandsetzung von Fenstern, Türen, Rauch-/Brandschutztüren, Automatiktüren usw. (Field Management).

Im letzten Jahr haben wir über 5000 Aufträge abgewickelt, haben knapp 1.000 Wartungsverträge im Bestand sowie knapp 4.000 Anlagen.

Wir sind auf der Suche nach einem modernen ERP-System mit Zeiterfassung sowie Field-Management, da wir mit dem bisherigen Anbieter an die Grenzen unserer Anforderungen gestoßen sind und eine Weiterentwicklung der Software nur begrenzt möglich ist, da es sich um eine Software für den Metallbau/Stahlbau handelt.

Das derzeitige ERP-System läuft auf einem eigenen Server bei uns im Hause. Grundsätzlich sind wir einer Cloud-Lösung aber nicht abgeneigt. Extern angebunden per Schnittstellen ist die Buchhaltungssoftware. Ebenso angebunden ist eine spezielle Glaskalkulationssoftware - die kalkulierten Daten werden in einer Exceldatei in unser derzeitiges ERP-System in die Vorkalkulationsposition im Projekt importiert.

Folgende Anforderungen stellen wir an die Software:

  • Projekt- bzw. Auftragsabwicklung inkl.
    • Nachkalkulation
    • das Anlegen von Kalkulationspositionen mit Zugriff auf den Artikelstamm
    • Angebotserstellung
    • Auftragsbestätigungen
    • Bestellungen
    • Materialanforderungen, Lagerentnahmescheine
    • diverse Rechnungsarten (X-Rechnungen, Abschlagsrechnungen, Vorauszahlungsrechnungen, Schlussrechnungen, Rechnungskorrekturen usw.)
    • Berücksichtigung der Zeiten aus der Zeiterfassung
    • Projektgruppen mit eigenen Nummernkreisen (zur Zeit 8-stellig), da wir mehrere Abteilungen bzw. Profit-Center haben
  • CRM-Modul zur Kundenkommunikation
  • Field-Management:
    • Anlagenverwaltung mit QR-Code-Funktion sowie Wartungsplanung und Anlagen-Historie
    • Störeinsätze
    • Personal- und Teamplanung
    • Ersatzteilabwicklung
    • Wartungs- und Reparatureinsätze (offline-fähige mobile Serviceeinsätze)
    • Möglichkeit auch Notdiensteinsätze erstellen zu können
    • Vertragsplaner usw.
    • individuelle Reports wie z.B. Prüfberichte, Dokumentationen usw.
    • Unterschriftsfunktion
    • Wartungsverträge mit der Möglichkeit, Vertragspreise einheitlich erhöhen zu können
    • individuelle Stundenverrechnungssätze für Kundengruppen, Fahrtzeiten, Pauschalpreispositionen
  • Warenwirtschaft:
    • Artikelverwaltung mit Lagerhaltung
    • Einkauf/Beschaffung samt Bestellvorschlägen (Meldebestände)
    • Reklamationen
    • Preismanagement (Einkaufs- und Verkaufspreise)
    • Inventurfunktion für Lager sowie Fahrzeuge
  • Dokumenten-Management samt Möglichkeit, Eingangsrechnungen automatisch zu verbuchen und die Belege zum Datensatz zu hinterlegen (dasselbe gilt für Lieferscheinen zu den Bestellungen)
  • individuelle Reports (Ausgangsrechnungen, Angebote, etc.)
  • individuelle Kopf- und Fußtexte
  • Ausgangsrechnungen:
    • Berücksichtigung des §13b UStG
    • bei Rechnungserstellung automatisch beim E-Mail Versand die dazugehörigen Nachweise hinterlegen (Rechnung und Nachweise in einer PDF)
    • Darstellung der abgewickelten Anlagen bzw. Anlagenstandorte in der jeweiligen Ausgangsrechnung
    • Möglichkeit mehrere Rechnungsempfänger sowie Leistungsempfänger zu hinterlegen, die vom Auftraggeber abweichen (die dann auch in der Rechnungsstellung berücksichtigt werden)
    • Auswahl diverse Steuerarten
  • Personalwesen samt
    • Rechtesystem
    • Zeiterfassung
    • Personalakte
    • Urlaubsverwaltung mit entsprechenden Benachrichtigungsfunktionen
  • Schnittstellen:
    • Da ein externes Buchhaltungsprogramm vorhanden ist, benötigen wir auch Schnittstellen zum Export von Kreditoren bzw. Debitoren sowie Ein- und Ausgangsrechnungen (Buchungssätze). Ebenso einen Report über die monatlichen Lagerentnahmen auf die Projekte und Fahrzeuge.
    • Ebenso muss es möglich sein, die besagten Daten vom vorhandenen Kalkulationsprogramm zu importieren.
    • Weiterhin muss es möglich sein, Kontoauszüge importieren zu können wegen den OPOs.
  • Sonstige "Gimmicks":
    • Informationen aus dem Kundenstamm sollen bei der Angebots- und Rechnungserstellung in einer Art Tooltip-Fenster aufploppen
    • Leistungsempfänger sollen nicht kundenspezifisch, sondern projektspezifisch angelegt werden können; dieser Leistungsempfänger soll automatisch auf der Ausgangsrechnung erscheinen
    • Pflichtfelder beim Erstellen von Projekten und Kontaktdaten
    • globale Änderung von Rechnungsadressen bei Debitoren, die auf mehrere Projekte bezogen sind
    • Möglichkeit, in Ausgangsrechnungen feste Pauschalen zu definieren, damit man die nicht immer wieder manuell vornehmen muss

Es sind insgesamt etwa 30 Software-Arbeitsplätze im Innen- und Außendienst geplant.

Die Software sollte folgende Funktionen erfüllen.

Notwendig:
Arbeitszeitmodelle
Aufmaß
Budgetierung
Dokumentationssysteme
Dokumentenarchivierung
E-Mail-Anhänge
Erstattungspreise Glasversicherer
Fensterkonstruktionssystem
Glaspreislisten
Größenmatrix
Instandhaltung
Kostenvoranschläge
Lieferungen
Montagemanagement
Objektverwaltung
Preislisten- und Währungsassistenten
Reparatur, Kostenvoranschlag
Rückmeldungen Serviceeinsätze
Servicereservierungen
Störungsmanagement
Umsatzanalysen, ABC-Analysen
Warenauskünfte
Wartung
Werkzeugverwaltung
Zugriffsmanagement
Optional:
Geschäftsberichte
Grafische Disposition
Kostenanalyse und Budgetkontrolle
Verfügbarkeitsprüfung

Aufgrund der spezifischen Anforderungen kommen folgende Lösungen in Frage:

RUNDATA ERP Branchenlösung für produzierende Unternehmen
Munixo
MMC - Z!NK Operative Software
abacusPlus - WARENWIRTSCHAFT, ERP, CRM, SERVICE für den Mittelstand
midcom Cloud Business Suite - CRM, ERP, POS, FSM, BDE, PEP - Innen-/ Außendienst
myCorazon ERP
brixxbox business solutions
pds Software
openHandwerk - die Handwerkersoftware / Bausoftware in der Cloud
OPTIMUS - Handwerkersoftware für kalkulierende Betriebe
som.Glas - Software für Glaser, Glasereien, Glashandel, Glasbau u. Glasindustrie
GEBRA-Suite
MService 4.0 - All-In-One-Software - Steuerungssystem für Arbeitsprozesse
Odoo Enterprise
VEO Enterprise
Software Lösungen finden
Das SoftGuide Rechercheteam erarbeitet weitere potenzielle Lösungen...
Weitere vorgeschlagene Softwarelösungen zu diesem Projekt
Projektdokumentation

Weitere vorgeschlagene Softwarelösungen mit detaillierten Informationen, projektspezifischen Fragestellungen und Antworten sowie strukturierten Vergleichsmöglichkeiten stehen in der Projektdokumentation zur Verfügung:

Zugang Ausschreiber

Projektstatistik (Stand 21.04.2024)

Anzahl
Recherchierte und befragte Lösungen 27
Selektierte potentiell relevante Lösungen (davon veröffentlicht) 22 (18)
Gesendete E-Mails (Fragen, Rückfragen) und Telefongespräche 70
Erhaltene E-Mails von Anbietern 10
Direkte Antworten auf die Ausschreibung 2
Als relevant eingestufte und eingepflegte Antworten 10